De leuke Hanzestad Coronaprotocol

 

Bezoekers

De aanvullende richtlijnen voor bezoekers van zakelijke bijeenkomsten zijn als volgt:

Vooraf aan de bijeenkomst:

- Reserveer altijd vooraf een bezoek, zonder reservering is deelname niet mogelijk;

- Kies, indien van toepassing, een tijdschema voor het bezoek zodat niet iedereen tegelijk arriveert;

- Reis zoveel mogelijk alleen en in het geval van OV zoveel mogelijk buiten de spits;

- Lees de actuele stand van zaken na op onze website;

- Neem kennis van de protocollen en richtlijnen ten tijde van reservering en bij wijziging hiervan;

- In geval van wijzigingen en/of aanvullingen van protocollen en

  richtlijnen, wordt de boeker geïnformeerd;

- Blijf thuis bij milde gezondheidsklachten;

- Blijf thuis als huisgenoten koorts hebben.

 Tijdens de bijeenkomst:

 - De coronaverantwoordelijke medewerker van ‘De leuke Hanzestad’ ontvangt alle gasten en neemt   de verplichte gezondheidsvragenlijst met de deelnemers door, waarnaar wordt verwezen naar de hygiënemaatregelen die wij hanteren:

- Houd te allen tijde de 1,5 meter afstand in acht;

- Desinfecteer bij het betreden en verlaten van de locatie / zaal telkens de handen;

- Volg de op de locatie gecommuniceerde richtlijnen en looproutes;

- Volg te allen tijde de instructies van de coronaverantwoordelijke &

Toezichthouders. Zij zien toe op naleving van de protocollen en richtlijnen;

- Beperk, indien van toepassing, het bezoek tot het gekozen tijdschema;

- De organisatie behoudt zich het recht voor om bezoekers met

verkoudheidsklachten, koorts en/of zij die de veiligheids- en

voorzorgsmaatregelen niet naleven, van verdere deelname / bezoek uit

te sluiten.

Sanitair

- Het aantal gebruikers per toiletruimte wordt zodanig beperkt dat 1,5 meter afstand kan worden    gehouden;

- Hierbij wordt een praktische manier vastgesteld om dit te reguleren;

- Er zijn, zichtbaar, duidelijke voorschriften voor het veilig gebruik van de toiletten;

- Toiletten worden gesloten als er wordt schoongemaakt.

Schoonmaak

- De schoonmaakprotocollen van branchevereniging OSB zijn ons

uitgangspunt, aangevuld met:

- Alle gebruikte ruimten, waaronder de sanitaire voorzieningen, worden vooraf, tijdens en na afloop van de zakelijke bijeenkomst tenminste 2x per dagdeel schoongemaakt;

- Extra schoonmaak gebeurt op aangeven van Coronaverantwoordelijke(n) en toezichthouders;

- Contactpunten zoals deurklinken, andere handcontactpunten, trapleuningen, tafels en counters worden tenminste 2x per dagdeel met desinfecterende middelen gereinigd;

- Vlakke oppervlakten zoals tafels, counters en buffetten worden meerdere malen per dag grondig gereinigd.

 Congressen & vergaderingen

- Signing en markeringen voorzien bezoekers van informatie over looproutes, seating en de volgorde van binnenkomen en verlaten van de zalen;

- In de zalen wordt eenrichtingsroute/verkeer toegepast;

- Het stoelenplan wordt binnen de capaciteit zo vormgegeven dat er altijd voldoende afstand is   gegarandeerd tussen bezoekers;

- Bezoekers gaan gefaseerd de zaal in en uit met behulp van tijdschema’s of op basis van vooraf toegewezen stoelen (bijvoorbeeld rij 1 als eerste naar binnen en als eerste de zaal verlaten). Waar mogelijk krijgen deelnemers op basis van deze volgorde een andere aankomsttijd om wachttijden te voorkomen. Dit proces wordt begeleid door medewerkers in en buiten de zaal;

- Er wordt voldoende tijd ingeruimd tussen de verschillende sessies, waardoor wordt voorkomen dat arriverende en vertrekkende bezoekers elkaar tegenkomen.

 Veilige bereiding & uitgifte Eten en Drinken


Ook voor het bereiden en serveren hebben we een plan uitgewerkt dat de veiligheid van onze gasten én ons team op de allereerste plek zet. Natuurlijk met aangescherpte maatregelen én met de anderhalve-meter-afstand regel, geheel in lijn met de overheidseisen en volgens de RIVM richtlijnen.

Uitgifte van Eten en Drinken

- Tussen bezoekers en medewerkers is een veilige afstand van ten minste 1,5 meter gecreëerd;

- Koffie, thee en water staan in het midden van de vergadertafel per 4 personen. D.m.v. de servetten op de tafel kunnen deze veilig gedeeld worden door deze 4 personen. Is de thermoskan of waterkan leeg, dan brengt één van de gasten deze via de eenrichtingsroute naar de bar. Hier wordt deze gedesinfecteerd en gevuld;

- De maaltijden worden op borden of in lunchbags uitgegeven door de keukenmedewerkers;

- De maaltijden worden genuttigd op daarvoor aangewezen plekken op het terras of op de vergaderplek;

- Etenswaren worden bij voorkeur per persoon verpakt gepresenteerd;

- Eten en drinken wordt bij voorkeur in disposables gepresenteerd of in serviesgoed dat op hoge temperatuur is afgewassen;

- Er staan voldoende afvalbakken om alle disposables in weg te gooien, gasten worden geïnstrueerd verpakkingsmaterialen, servetjes etc. zelf weg te gooien;

Buffetten

Indien we van een buffet gebruik maken:

- Dranken en etenswaren worden zo mogelijk via selfservice methodiek gepresenteerd;

- Warme gerechten worden vanachter schermen gepresenteerd door medewerkers;

- Medewerkers op deze plaatsen achter buffetten dragen handschoenen;

- Buffetten staan opgesteld in een andere ruimte dan waar eten en drinken genuttigd worden of de ruimte is zodanig ingedeeld dat er sprake is van duidelijke fysieke scheiding tussen uitgifte en het

nuttigen van dranken en etenswaren;

- Er is sprake van eenrichtingsverkeer langs het buffet. Routes worden op de vloer en middels borden duidelijk aangegeven;

- Bij buffetten zien toezichthouders toe op het houden van voldoende afstand van elkaar. De afstand is aangegeven op de vloer;

Coronaverantwoordelijke aanwijzen

Iedereen is verplicht om de vastgestelde richtlijnen op te volgen. In elke organisatie wordt minimaal één coronaverantwoordelijke aangewezen, die hier op toeziet. Deze Coronaverantwoordelijke wordt ondersteund door toezichthouders. Toezichthouders zijn medewerkers die betrokken zijn bij de bijeenkomst en in direct contact staan met bezoekers.

 

De Coronaverantwoordelijke is verantwoordelijk voor:

- de implementatie van het protocol voor zakelijke bijeenkomsten en de

bijbehorende richtlijnen;

- het coördineren en houden van toezicht op de naleving;

- het aanstellen van toezichthouders en het informeren over richtlijnen

en verwachtingen.

De Coronaverantwoordelijke en de toezichthouders:

- spreken personen aan op het niet naleven van de geldende richtlijnen;

- kunnen zo nodig gepaste actie ondernemen om de veiligheid van medewerkers en bezoekers te waarborgen;

- leveren proactief een bijdrage aan optimalisatie van het protocol en de richtlijnen;

- zijn beschikbaar voor vragen van bezoekers en medewerkers;

- communiceren in overleg de benodigde richtlijnen en maatregelen;

- werken samen met externe instanties vanuit lokale overheden, waaronder Veiligheidsregio, Gemeente, GGD en Arbodienst;

- Tijdens iedere bijeenkomst worden toezichthouders ingezet om de naleving van dit protocol in het algemeen en die van social distancing in het bijzonder te bewaken.

Protocol medewerkers

Voor het veilig bereiden en uitgeven van eten en drinken zijn de volgende richtlijnen vastgesteld:

Bereiding

- Medewerkers wassen tenminste iedere 30 minuten hun handen en wassen bij iedere verandering van werkzaamheden hun handen volgens de hygiëne voorschriften;

- Werkoppervlakten dienen ieder uur gereinigd te worden;

- Werkplekken moeten 1,5 meter van elkaar worden gerealiseerd, tenzij er een goede, fysieke afscheiding gecreëerd kan worden tussen;

werkplekken, bijvoorbeeld door een tijdelijke wand of PVC scherm.

- Voorkom permanente kruislijnen in de keuken zodat collega’s niet

binnen 1,5 meter van elkaar komen.

- Medewerkers dragen latex handschoenen en een goedgekeurd

mondkapje tijdens de bereiding.